2 myter om multitasking – og hvorfor singletasking er et bedre valg

2 myter om multitasking – og hvorfor singletasking er et bedre valg

En af årets mange mærkedage hedder “Single Tasking Day”.

Og ja, jeg ved det godt. Der findes en dag for alt muligt fjollet, men lige præcist det her emne, synes jeg faktisk har sin ret til at få en dag opkaldt efter sig.

Altså lige bortset fra at det ikke kun burde være én dag om året, vi fokuserede på single tasking (at arbejde med én ting ad gangen) – men alle dage om året.

Så uanset om du læser det på selve dagen eller et hvilket som helst andet tidspunkt på året, så lover jeg dig, at det er relevant at læse med.

Lad os starte med at tage fat i myten det modsatte: multitasking. 

 

MYTE #1: Vi kan multitaske 

“Du kan bare ikke multitaske” er en sætning, som mange mænd har hørt fra deres bedre halvdele. 

Og jeg får det også jævnligt at vide af min søde kæreste. Det er ikke ondt ment, når han siger det.

Og det er heller ikke fordi, jeg som sådan ikke kan.

For mange år siden besluttede jeg mig for, at jeg ikke gider ligge under for myten om, at mennesket (og især kvinder) kan multitaske.

Det betyder som sagt ikke, at jeg ikke kan samtale med min kæreste, mens jeg skriver en sms. Jeg gider bare ikke flakke frem og tilbage mellem opgaver for at tilfredsstille andres impulsive behov for at få svar på noget eller fortælle noget, mens jeg er igang med noget andet.

 

Mange tror, at multitasking betyder noget andet, end det gør

I begrebet multitasking ligger nemlig en skjult antagelse om, at vi gør tingene lige godt, selvom vi laver flere ting på samme tid. Altså at vi godt kan både svare på mails og føre en samtale med kollegaen om en opgave, eller både tjekke sms’er på telefon, mens vi taler med kæresten om en eller anden aftale.

Men det gør vi ikke.

Når mennesker tror, de multitaske, skifter de egentlig bare hurtigt mellem flere opgaver.

Disse skift kan ske mentalt i meget højt tempo. Det vil sige, vi deler vores opmærksomhed mellem opgaverne. Så hvis du laver 3-4 ting på samme tid, giver du hver opgave ca 25-30% opmærksomhed – istedet for 100%.

Det giver større risiko for fejl og dårlige beslutninger.

 

Kan man multitaske – eller ej? Det er både et ja og et nej.

En undersøgelse fra Utah University og Standford University viser nemlig, at kun 2 % af vi mennesker kan multitaske, uden at det påvirker vores effektivitet, fokus, tidsforbrug på opgaverne eller resultatet af vores arbejde.

Så når de fleste tror, de multitasker (og dermed, at de leverer en kvalitet svarende til 100% fokus på hver og en opgave), så vil langt de fleste bare skifte hurtigt mellem opgaver.

Frem og tilbage

Og hver gang er der en kognitiv omkostning ved at gøre det. Det kommer jeg ind på om lidt.

Så svaret på myte #1 er at kun ca 2 % af verdens befolkning faktisk kan multitaske uden at det påvirker resultatet. 

Og jeg er helt sikkert ikke blandt de 2 %.

Er du?

 

Myte #2: Multitasking er effektivt

Kender du også til, at det kan være svært at holde fokus på en arbejdsopgave, og at du let bliver distraheret af noget andet?

Det fænomen hænger sammen med at menneskets præfrontale cortex (den forreste del af hjernen også kaldet pandelappen) bliver tiltrukket af alt det, der er nyt og spændende.

Så opmærksomheden fra den del af hjernen bliver let forstyrret.

Og det er ikke mærkeligt at vi bliver forstyrret og flytter vores fokus fra en opgave til en anden eller fra arbejdet til facebook-appen og til mailen, for vi får også et belønningshormon ud af det.

Det er som om hjernen tolker det, at du har klikket på en mail eller en app, der sagde “bling”, som en fuldført opgave. Du har kunne sætte flueben ved noget. Det får ofte hjernen til at udløse et lille stykke kaloriefrit slik til følelsessystemet, som du bliver lidt høj af. 

Pandelappen er også den del af hjernen, hvor vi planlægger handlinger, udøver social selvkontrol og udsætter egne behov og finder frem til konsekvenser af vores handlinger. Og det er den del af hjernen, som vi har brug for til at holde fokus på en given arbejdsopgave, som let bliver forstyrret af eksempelvis et “bling” fra mailen eller telefonen. 

Er multitasking værre for hukommelsen end at ryge hash?

Glenn Wilson (professor i psykologi ved Gresham College i London) beviste, at det kognitive tab (bl.a. hukommelsesbesvær), der kommer af at multitaske, er endnu større end de kognitive tab ved at ryge hash. 

Samtidigt øger multitasking produktionen af stress-hormonet kortisol og hormonet adrenalin, som kan overstimulere hjernen og skabe uklarhed og usammenhængende tanker.

Det er ikke ligefrem noget, vi har brug for, når vi har travlt på arbejde, vel?

Så selvom mange tror, de får lavet en masse ved at multitaske, gør multitasking os ironisk nok bare mindre dygtige til at løse opgaverne og mindre produktive og effektive.

Medmindre du er blandt de 2%, selvfølgelig.

Det var aflivning af myte #2.

* * * * * 

For mig at se, er det argumenter nok for at træne sig selv i at singletaske eller monotaske – altså fokusere i længere tid på én opgave ad gangen. Og helst til opgaven er færdig, så du ikke skal vende tilbage til den.

Jeg ved godt, det ikke altid er muligt. Det er det heller ikke for mig.

Men det hjælper at beslutte sig for, hvad du vil lave den næste time eller hele formiddagen og så fokusere på det. Byg din arbejdsdag op i bidder, så du ved, hvad du fokuserer på hvornår.

Og sæt tid af til at tjekke sociale medier, mailen eller at tage en kop kaffe, men vælg at styre din dag – i stedet for at lade den styre dig. 

Singletasking: hvordan gør man?

Singletasking betyder ikke, at du kun skal lave en ting, og så holde fri resten af dagen, når det er gjort.

Singletasking (eller monotasking) går i sin enkelthed ud på at bryde opgaver ned i delopgaver, og holde fokus på én delopgave ad gangen til den er færdig, så du har overskud til at gå i detaljen med den. Du slipper for at blive uklar i hovedet og ikke at blive færdig med det, du går igang med. 

Og husk, at presset på dig i forhold til at kunne multitaske også hænger sammen med, om du selv tillader det.

Det kræver mod at sætte grænser og bede en kollega vente, når han begynder at tale til dig, mens du er i gang med at skrive en mail, artikel eller analysere data.

Men det vil for langt de fleste af os være en bedre adfærd, fordi vi vil komme til at levere et bedre stykke arbejde, når vi ikke prøver at gøre alt på samme tid. Jeg tænker, om der måske også ligger en kilde til stress heri i nutidens arbejdskultur?

Jeg vil elske at høre, hvor du er og om konceptet singletasking inspirerer dig til en anden adfærd i dit arbejdsliv? Eller bruger du det allerede – og i så fald, hvordan virker det for dig? 

Kærlig hilsen
Anne Pernille

3 genveje til at undgå overspringshandlinger

3 genveje til at undgå overspringshandlinger

Overspringshandlinger er en pudsig ting. Kender du ikke også til, at du havde besluttet dig for, at der var noget, du ville gøre:

  • skrive blogindlæg eller salgstekst din hjemmeside.
  • ringe til en kunde, du har sendt tilbud til.
  • skrive den salgskampagne, der skal ud lige om lidt.
  • lave de næste 14 dages opslag til sociale medier.
  • eller noget helt andet, du gerne vil have gjort.

Og så gik der pludseligt timer eller en hel dag, uden at du har fået krydset opgaven af din lange to do-liste. Overspringshandlinger er en af de største forhindringer i forhold til at være effektiv og arbejde målrettet på det, du gerne vil lykkes med.

Hvad er overspringshandlinger?

 I følge Den Danske Ordbog er definitionen på en overspringshandling:

“(En) mindre væsentlig handling som man udfører for at udsætte eller undgå det man egentlig burde eller har sat sig for.”

Men hvorfor tager vi ikke bare tyren ved hornene og får gjort det, vi gerne vil?

Jeg taler tit om overspringshandlinger med mine kunder. Derfor får du her de 3 typiske grunde til, at selvstændige virksomhedsejere jævnligt kaster sig over mailen, sociale medier eller oprydningen derhjemme i stedet for at gøre det, de har planlagt.

Lad mig starte med at afsløre, at du finder løsningen til at undgå overspringshandlingerne i din forståelse af, hvorfor du gør det.

 

Her er de 3 typiske årsager til overspringshandlinger, og hvad du gør ved dem:

1 : Hjernen kalder på en pause

Nogle gange laver du overspringshandlinger, fordi hjernen har brug for en pause. Når du har været ‘på’ i lang tid (fx efter et par timers arbejde i træk) har hjernen brug for at lave ingenting. Og så får hjernen dig til at søge en let form for stimulans, hvor hjernen ikke skal være på arbejde.

Det er en af årsagerne til, at du f.eks. finder på at se kattevideoer midt i arbejdstiden, laver noget andet, end det du havde planlagt, eller tjekker facebook eller mobilen (ja, jeg gør det også selv).

Overvej i stedet: at gå 5-10 minutter væk fra skærmen.

Gå en tur udenfor eller luk øjnene mens du sidder ned i stedet for ‘kattevideoer’, mails og at hoppe fra opgave til opgave. Hjernen har brug for fred, hvor den slet ikke skal forholde sig til noget. Det giver dig overblik og fokus til dit arbejde efter bare få minutters pause.

2 : Første skridt er svært (eller ukendt)

Overspringshandlinger kan også være et udtryk for, at opgaven er for kompliceret, utryg eller ukonkret.

Måske ved du ikke, hvad der er det rigtige sted at starte. Eller du kan være lidt (ubevidst) bange for ikke at gøre det godt nok. Og så får vores kære automatpilot os til at lave noget andet, der føles mindre ubehageligt og mere velkendt.

Det vil sige noget, du er tryg ved og ved, at du er god til og nemt kan gennemføre. Om det så er at tømme vaskemaskinen (hvis du arbejder hjemmefra), tjekke facebook, Instagram eller emailen eller læse blogs 😉

Her er løsningen ganske enkelt (men ikke nødvendigvis nem): gør opgaven og målet konkret.

Sæt dig med et stykke papir og beskriv de små, overskuelige skridt, du skal tage for at komme igang med opgaven. Det hjælper dig med at prioritere og finde ud af, hvor du skal starte. Jeg anbefaler altid, at udfordrende opgaver bliver brudt ned i små elementer, der hver kan klares på under 1 time hver.

3 : Frygten for at gå glip af noget

Den 3. årsag er FOMO.

Den er vi mange, der kender – om ikke andet så i hvert fald af navn: the Fear Of Missing Out.

Det kommer for eksempel til udtryk, når du klikker på en notifikation på mobilen eller computeren for at tjekke, hvorfor den blinkede, summede eller sagde bip.

Måske var det noget mere spændende, end den opgave du skulle løse. Og hvem ved – måske kan det ikke vente.

Det egentlige problem her er, at man lader sig blive forstyrret. Og her er det ikke kun af kattevideoer, vasketøj eller mailen – men også af lyde, henvendelser, telefonen, nabokollegaen der spørger om noget, osv. Når du bliver forstyrret og lider en lille smule af ‘angsten for at gå glip af noget”, kan det være svært ikke liiiige at tjekke.

“Det tager jo kun 2 sek.”

Men det er ikke helt sandt.

For ja, det tager måske kun lige 2 sekunder (eller minutter) at tjekke facebooknyheden – eller 30 sekunder at læse sms’en på mobilen, men hver gang du bliver afbrudt i dit arbejde eller en opgave, er det videnskabeligt bevist, at det tager op til 20 minutter (!) at komme tilbage i samme dybde med det, du var i gang med før.

Her er løsningerne mange: Du kan for eksempel slukke for app-notifikationer på mobilen og popups fra emails på computeren, mute chatfunktionen på facebook, logge ud af skype osv. på computeren. Så er der færre forstyrrelser, der aktiverer din lyst til at klikke og tjekke.

Er du træt af overspringshandlingerne – og klar til at lære, hvordan du bliver effektiv og struktureret som selvstændig?

Vidste du, at du kan blive guidet på vejen, så du ikke falder tilbage i det samme mønster, der stjæler dit fokus og din tid? Du er velkommen til at booke tid til en gratis afklaringssamtale og finde ud af, hvad der skal til for at du stopper med at lave overspringshandlinger.

Du kan læse mere om. hvordan et personligt forløb ser ud her >

De bedste hilsner
Anne Pernille

Hvilken af de 4 planlægningstyper er du?

Hvilken af de 4 planlægningstyper er du?

Og hvad er god planlægning for dig?

Jeg har arbejdet med værktøjer til planlægning og struktur i mange år, og har fundet ud af, at der grundlæggende findes 4 arketyper indenfor planlægning. Det betyder også, at der findes forskellige løsninger til, hvordan hver af de 4 typer opnår struktur, overblik og får planlægningen til at virke i deres arbejdsliv.

Find ud af, hvilken type du er, her:

TYPE A

SERIE-PLANLÆGGEREN

Serieplanlæggere er gode til at planlægge, og de når i mål med det meste af det, de sætter dig for. De har nemlig for længst fundet en planlægningsopskrift, der virker for dem – til det meste.

Men når de skal planlægge noget, der udfordrer dem personligt, ender de ofte med at lægge planer og flere nye planer – uden rigtigt at sætte handling på.

“Jeg tror, jeg har brug for at lægge en NY plan (og en ny og en ny og endnu en …)”.

Derfor har serieplanlæggere gavn af at finde ud af, hvorfor de stopper sig selv fra at handle på den plan, de har lavet, og hvad der skal til for, at de struktureret og målrettet kan blive bedre til at handle på det, de gerne vil lykkes med.

TYPE B

BRANDSLUKKEREN

Brandslukkertypen kaster sig hovedkuls over de opgaver, der står i kø for at blive løst i dag – ofte uden at tjekke med en større plan, inden de går igang med arbejdet om morgenen. Derfor kan Brandslukker-typens arbejdsliv til tider føles som om, de slukker ildebrande i stedet for at have overblikket og være på forkant med planlægningen og opgaverne. Og det resulterer i, at de ikke har overblikket over, om de bruger tiden på det vigtigste. 

De ved sandsynligvis godt, at personlig planlægning vil gavne dem, men de føler oftest, at de ikke har tid til at være strukturerede og bruge tid på planlægning, for der er så meget, de lige skal nå første. 

“Jeg har ikke lige tid, jeg skal først lige nå det – og det – og det.”

Når de lærer at gå mere struktureret til arbejdsdagen og bruger planlægning, der er tilpasset til dem, får de overblik og overskud. De kan nå mere på kortere tid. Og de oplever, at de er på forkant med tingene og ved, om de kan sige ja eller nej til opgaver, hvad der er vigtigste at handle på, og hvordan de når det, de har sat sig for.

TYPE C

IDÉMAGEREN

Idémagernes hjerne bliver stimuleret af at arbejde, og de får mange (nye) ideer hele tiden. De kaster sig ofte ud i at lege med den nye idé med det samme i stedet for at holde fokus på det, de var i gang med at lave. Det kan derfor være svært for Idémagerne at holde fokus og prioritere udførelsen af de opgaver, de har planlagt og er igang med.

“Det er godt nok en fantastisk idé, jeg lige har fået. Den skal jeg lige arbejde lidt på.”

De har gavn af at få hjælp til at skabe en arbejdstruktur, der passer til dem og deres kreativitet, så de både sætter realistiske mål og holder sig selv til planen, så de får fuldført opgaverne – uden at det begrænser deres kreativitet og frihed. Personlig planlægning giver dem overblik og fokus – og de vil vide, hvornår de kan kaste dig over nye ideer, så de ikke spænder ben for det, der skal laves først, samt hvad de gør med alle de ideer, de får hver og hver anden dag.

TYPE D

SIDSTE-ØJEBLIK-MAGIKEREN

Sidste-øjeblik-magikerne kan kendes på, at de er mest effektive, og derfor altid først begynder på en opgave, i sidste øjeblik. Helst der, hvor det begynder at brænde på, eller når de får dårlig samvittighed over, at de ikke har rykket på opgave endnu.

De løser oftest først opgaverne, når de føler sig pressede nok til at gøre noget ved dem.

“Jeg har masser af tid. Det kan godt vente til i morgen… shit, nu har jeg travlt.”

Sidste-øjeblik-typerne har først og fremmest brug for at finde ud af, hvorfor de udsætter opgaven til allersidste øjeblik – og derefter at finde deres egen arbejdsstruktur. På den måde lærer de, hvad der er vigtigst at bruge tiden på lige nu, og øger sandsynligheden for at nå i mål med opgaverne i god tid. Det handler om at finde ud af, hvad de personlige udfordringer er i forhold til personlig planlægning. Og når de har fået afklaret det, vil det blive lettere at få opstartet og afsluttet opgaver i ordenligt tid, så de slipper for at skulle udføre alt under pres i sidste øjeblik.

Personlig planlægning

Hvilken type er du mest, når det kommer til at planlægge?

Nu er det din tur.

Du kan sandsynligvis genkende flere af typerne i dig selv, men hvilken er du mest? Det giver dig et praj om på, hvordan du skal løse dine udfordringer med struktur og planlægning i dit arbejdsliv.

Vil du have hjælp til at blive bedre til at nå det, du sætter sig for, og få overskud i arbejdslivet? Så book en afklarende samtale, hvor jeg hjælper dig med at finde ud af, hvad der skal til for at blive bedre til at holde fokus på det vigtigste og få krydset ting af på to to-listen, uden at du skal arbejde aften og weekend. Det skal jo også være sjovt at arbejde – især som selvstændig?

Kærlig hilsen
Anne Pernille

Lige nu forærer jeg dig mini-onlinekurset Fra Drøm Til 'Done'

Det hjælper selvstændige som dig med at lykkes lettere med deres ideer og planer for virksomheden ved hjælp af Forretningsflow-metoden. Du bliver samtidigt tilmeldt inspirationsmailen for selvstændige.

Få fri adgang til onlinekurset her:

Minikurset er nu på vej til din indbakke. Glæd dig!