De 2 myter om multitasking, og hvad du hellere skulle gøre

En af årets mange mærkedage hedder “Single Tasking Day”.

Og ja, jeg ved det godt. Der findes en dag for alt muligt fjollet, men lige præcist det her emne, synes jeg faktisk har sin ret til at få en dag opkaldt efter sig.

Altså lige bortset fra, at det ikke kun burde være én dag om året, vi fokuserede på single tasking (altså at arbejde med én ting ad gangen) – men hellere alle dage om året.

Så uanset om hvornår du læser dette indlæg, så lover jeg dig, at det er relevant at læse med. 

Jeg tager hul på to myter om multitasking og fortæller til sidst om, hvordan du konkret kan lykkes med singletasking, så du bliver mere effektiv og skaber bedre resultater i dit arbejde.

Lad os springe ud i det:

MYTE #1: “Jeg kan multitaske” 

Der er især mange mænd, som sikkert tit har hørt følgende sætning fra deres bedre halvdel: “Du kan bare ikke multitaske”. 

Jeg er kvinde, og alligevel får jeg det også jævnligt at vide af min søde kæreste. Det er ikke ondt ment, når han siger det, men en tør konstatering af, at min hjerne ikke kan processere mange forskellige slags input på samme tid.

Det er der flere grunde til. For mange år siden besluttede jeg mig for, at jeg ikke gider ligge under for myten om, at mennesket (og især kvinder) kan multitaske.

Det betyder som sagt ikke, at jeg ikke kan samtale med min kæreste, mens jeg skriver en sms. Jeg gider bare ikke flakke frem og tilbage mellem opgaver for at tilfredsstille andres impulsive behov for at få svar på noget eller fortælle noget, mens jeg er i gang med noget andet.

Og jeg gider ikke lave noget, devr er i ringere kvalitet end hvis jeg fokuserede på det, jeg var i gang med. Og det er præcist det, der kommer til at ske. 

Mange tror, at multitasking betyder noget andet, end det (egentlig) gør.

I begrebet multitasking ligger nemlig en skjult antagelse om, at vi gør tingene lige godt, selvom vi laver flere ting på samme tid. Altså at vi godt kan både svare på mails og føre en samtale med kollegaen om en opgave, eller både tjekke sms’er på telefon, mens vi taler med kæresten om en eller anden aftale.

Men det gør langt de fleste af os faktisk ikke.

Når mennesker tror, de multitasker, skifter de egentlig bare hurtigt mellem flere opgaver.

Og ja, disse skift kan ske mentalt i meget højt tempo.

Det vil sige, vi deler vores opmærksomhed mellem opgaverne. Så hvis du laver 3-4 ting på samme tid, giver du hver opgave ca 25-30% opmærksomhed – i stedet for 100%.

Det giver større risiko for fejl, lavere kvalitet og dårlige beslutninger.

Kan man multitaske – eller ej? Det er både et ja og et nej.

En undersøgelse fra Utah University og Standford University viser nemlig, at kun 2 % af vi mennesker faktisk kan multitaske – altså uden at det påvirker vores effektivitet, fokus, tidsforbrug på opgaverne eller resultatet af vores arbejde.

Så når de fleste tror, de multitasker (og dermed, at de leverer en kvalitet svarende til 100% fokus på hver og en opgave), så vil langt de fleste bare skifte hurtigt mellem opgaver.

Frem og tilbage

Og hver gang er der en kognitiv omkostning ved at gøre det. Det kommer jeg ind på om lidt.

Så svaret på myte #1 er, at kun ca. 2 % af verdens befolkning faktisk kan multitaske uden, at det påvirker resultatet. 

Og jeg er helt sikkert ikke blandt de 2 %.

Er du?

 

Myte #2: “Multitasking er effektivt”

Kender du også til, at det kan være svært at holde fokus på en arbejdsopgave, og at du let bliver distraheret af noget andet?

Det fænomen hænger sammen med, at menneskets præfrontale cortex (den forreste del af hjernen også kaldet pandelappen) bliver tiltrukket af alt det, der er nyt og spændende.

Så opmærksomheden fra den del af hjernen bliver let forstyrret.

Og det er ikke mærkeligt at vi bliver forstyrret og flytter vores fokus fra en opgave til en anden eller fra arbejdet til facebook-appen og til mailen, for vi får også et belønningshormon ud af det.

Det er som om hjernen tolker det, at du har klikket på en mail eller en app, der sagde “bling”, som en fuldført opgave. Du har kunne sætte flueben ved noget. Det får ofte hjernen til at udløse et lille stykke kaloriefrit slik til følelsessystemet, som du bliver lidt høj af. 

Pandelappen er også den del af hjernen, hvor vi planlægger handlinger, udøver social selvkontrol, udsætter egne behov og finder frem til konsekvenser af vores handlinger.

Det er den del af hjernen, som vi har brug for til at holde fokus på en given arbejdsopgave, som let bliver forstyrret af eksempelvis et “bling” fra mailen, et grin fra en kollega eller en telefon, der ringer. 

Når man multitasker er det værre for hukommelsen end at ryge hash

Glenn Wilson (professor i psykologi ved Gresham College i London) beviste, at det kognitive tab som eksempelvis hukommelsesbesvær, der kommer af at multitaske, er endnu større end de kognitive tab ved at ryge hash. 

Samtidigt øger multitasking produktionen af stress-hormonet kortisol og hormonet adrenalin, som kan overstimulere hjernen og skabe uklarhed og usammenhængende tanker.

Det er ikke ligefrem noget, vi har brug for, når vi har travlt på arbejde, vel?

Eller når vi skal udvikle, skabe eller skrive noget godt?

Så selvom mange tror, de får lavet en masse ved at multitaske, gør multitasking os ironisk nok bare mindre dygtige til at løse opgaverne og mindre produktive og effektive.

Medmindre du er blandt de 2%, selvfølgelig.

Det var aflivning af myte #2.

* * * * * 

 

For mig at se, er der argumenter nok for at træne sig selv i at singletaske (eller monotaske) – altså fokusere i længere tid på én afgrænset opgave ad gangen. Og helst til opgaven er færdig, så du ikke skal vende tilbage til den.

Jeg ved godt, det ikke altid er muligt. (Det er det heller ikke for mig.)

Men det hjælper at beslutte sig for, hvad du vil lave den næste time eller hele formiddagen og så fokusere på det. Byg din arbejdsdag op i bidder, så du ved, hvad du fokuserer på hvornår.

Og sæt tid af til at tjekke sociale medier, mailen eller at tage en kop kaffe,  når du passer ind i din dag. Men vælg selv at styre din dag – i stedet for at lade opgaverne og overspringshandlingerne styre dig. 

Det er det, vi kalder for singletasking. Og lad os kigge lidt på det her.

Singletasking: hvordan gør du?

Singletasking betyder ikke, at du kun skal lave en ting, og så holde fri resten af dagen, når det er gjort.

Singletasking (eller monotasking) går i sin enkelthed ud på at bryde opgaver ned i delopgaver, og holde fokus på én delopgave ad gangen til den er færdig, så du har overskud til at gå i detaljen med den. Du slipper for at blive uklar i hovedet og ikke at blive færdig med det, du er gået i gang med. 

Faktisk kan hjernen godt arbejde på to ting samtidigt. Altså eksempelvis svare på en mail og følge med i en samtale. Eller tjekke telefonen mens man lytter til en præsentation under et møde.

Men… (og der er et stort men)

… der er kommet et bud fra to franske hjerneforskere på, hvad det er, der sker i hjernen, når vi arbejder på to ting samtidigt. De to hjerneforskere er Sylvain Charron og Etienne Koechlin som bliver omtalt her. 

Sylvain og Etienne har testet forsøgspersoners hjerneaktivitet med en hjerneskanner, mens forsøgspersonerne løste to opgaver på en gang. Og her har hjerneforskerne observeret, at hjernen deler opgaverne. De kunne se på hjerneskanningerne, at den venstre hjernehalvdel retter sin opmærksomhed mod den ene opgave, men den højre hjernehalvdel tager sig af den anden opgave.

Det kunne groft sagt tyde på, at de to hjernehalvdele i bogstavligste forstand deler de to opgaver imellem sig.

“Da vi kun har to hjernehalvdele, kan man spekulere på, om det er den naturlige og biologiske forklaring på, at vi ikke er specielt gode til at multitaske, når vi forsøger at løse mere end to opgaver på en gang”, udtaler den danske hjerneforsker, Thomas Zoëga Ramsøy fra CBS og Hvidovre Hospital, om resultaterne.

Det her er mit slag for, at vi ikke skal forvente af os selv eller andre, at vi kan arbejde effektivt og levere høj kvalitet, når vi deler vores fokus over flere ting på en gang.

Multitasking forringer kvaliteten hos langt de fleste af os.

Udover det vil jeg også fremhæve at det pres, man kan føle, der ligger på en, i forhold til at kunne multitaske også hænger sammen med, om man selv tillader det.

Det kræver mod at sætte grænser og bede en kollega vente, når h*n begynder at tale til dig, mens du er i gang med at skrive en mail, artikel eller analysere data.

Og det kræver selvdisciplin at lytte fokuseret til en mødepræsentation uden at tjekke mobilen, når hjernen keder sig og har brug for et skud hurtig dopamin, eller at lade den idé ligge, som lige dukkede op midt i den opgave, du er i gang med at løse. Og lade den vente til bagefter.

Men det vil for langt de fleste af os være en bedre adfærd, fordi vi vil komme til at levere et bedre stykke arbejde, når vi ikke prøver at gøre alt på samme tid.  For ikke at sige, at det er langt sundere for vores hjerne (husker du det med hash?).

Gad vide om der også ligger en central kilde til stress heri i nutidens arbejdskultur?

Jeg vil elske at høre, hvor du er, og om konceptet singletasking inspirerer dig til en anden adfærd i dit arbejdsliv? Eller bruger du det allerede – og i så fald, hvordan virker det for dig? 

Kærlig hilsen
Anne Pernille