Ville du ønske du kunne bruge mindre tid på emails?
Bliver du også forstyrret af et ‘pling’ eller en pop-up, hver gang der kommer en ny email.
Er det uoverskueligt med alle de (ulæste) emails i indbakken?

Så er du ikke alene.

Lad mig dele et metode med dig, som løser det.

I mange år tjekkede jeg min mail på alle mulige mærkelige tidspunkter…

• Midt i en anden opgave.
• Når mailikonet lige poppede op.
• Fordi jeg tilfældigvis lige fik øje på indbakken.
• Det sidste minut inden jeg smuttede til frokost. 
• Midt i et møde eller en præsentation. 
• Og på alle mulige andre mindre passende tidspunkter.

Hvorfor?

Fordi jeg nedprioriterede min mailboks. 

Mails var bare sådan noget, der skulle ordnes.
Med venstre hånd.

Imens jeg arbejdede med noget mere vigtigt.

Jeg fandt ud af, at det gjorde arbejdslivet sværere for mig selv. Jeg blev stresset af det. 

Hvornår besøger du din indbakke?

Der findes et hav af tips omkring emails og systemer for at sortere, fordele og besvare emails, men helt grundlæggende handler det om kun at besøge indbakken – eller hvor dine ubesvarede emails nu ligger – når du har vurderet, at du har TID til at tage dig af emailene.

Ellers ender du (som jeg) med at åbne 1, 10 eller 100 mails for så at efterlade halvdelen (eller mere) ubesvarede eller med en stjerne ved eller markere dem ulæst igen.

Det eneste, du får ud af det er, at du skal læse dem igen (og endnu vigtigere: huske, at du ikke har gjort noget ved den der mail – endnu).

Det er en stressfaktor.
Ineffektivt.
Og forstyrrende. 

7 ENKLE TRIN TIL EN STRESSFRI INDBAKKE

[Trin 1-3] 

Vil jeg bruge tid på emails lige nu?

Den første del handler om at vurdere din tid og dit valg af tidspunkt for at besøge indbakken. 

Med andre ord:  Bliv bevidst om din email-adfærd.

Inden du åbner din indbakke (eller når du har åbnet den, fordi du et kort øjeblik glemte, at du ikke længere kaster dig ud i hovedløse åbninger af ubesvarede mails), så spørg dig selv:

1. TIDSPUNKT

“Er det her det rigtige tidspunkt til at håndtere emails i min indbakke?”

2. TJEK OVERSPRING

“Var jeg midt i noget andet?”

Med andre ord: er dette besøg i mailboksen en overspringshandling? (og i så fald – vend tilbage til at gøre det vigtigste. Eller tag en reel pause, hvis det er fordi, du egentlig har brug for et break fra en anden opgave. Mails er ikke en pause. Det er arbejde.)

3. OG ÅBN KUN HVIS
Inden du åbner hver enkelt email. Kig på afsenderen og emnelinjen. Spørg dig selv: Vil jeg vælge at undersøge og besvare den her mail – nu? (Der er ingen grund til at læse en mail, du alligevel – sandsynligvis -ikke har tid til at gøre noget ved lige nu.)

[Trin 4-7] 

Du har åbnet en email. Hvad nu?

De sidste 4 trin handler om din håndtering af emails, når du har valgt at arbejde i indbakken.

4. FIKS DET

Kan du tage en beslutning om det, der står i emailen på 2-3 minutter? Så gør det nu i stedet for at markere mailen og skulle læse den igen.

Du har alligevel brugt tiden på at læse den, så få den ud af verden – og slip for dobbeltarbejde. – uanset om det er: at finde et tidspunkt i kalenderen til et møde, sige ja til en invitation, slette et nyhedsbrev med (for dig) irrelevant indhold, besvare et spørgsmål, sende en fil, osv.

5. FIND TID

Kan du ikke tage dig af emailen lige nu, fordi det kræver hjælp fra eller afstemning med andre, du skal lave materiale, beregne noget, osv.?

Så find ud af (lige nu), hvornår du har tid til at håndtere mailen på et passende tidspunkt.

Hvad vil du gøre og hvornår?
Hvem skal du have hjælp fra?

Sæt det evt i kalenderen.

6. FLYT

Når du har håndteret, det der stod i emailen, så flyt med det samme emailen væk fra indbakken til et andet sted i din email-struktur.

Enten slet den, hvis du aldrig får brug for indholdet, afsender eller noget igen.

Eller flyt den til en anden mappe fx: Færdige mails/læste eller til TO DO.

7. UNDGÅ

Lad være med at åbne den næste og den næste og den næste email uden at tage stilling til, om du har tid til at håndtere en “Fiks det”-mail med det samme eller tid til at booke dig selv til at tage dig af indholdet.
Det allervigtigste her er, at øve dig i at blive bedre til at vurdere, om lige nu er det rigtige tidspunkt at arbejde i indbakken på.

Så husk – ligesom jeg gør – at indbakken er arbejde. En opgave i sig selv.
Det er ikke bare noget, vi skal ordne ved siden af alt det andet.
(Og slet ikke midt i noget andet.)

Rigtig god fornøjelse med at prøve de 7 trin.

Kærlig hilsen

Anne Pernille